Case Study
Una hazaña notable en la planificación de eventos: La historia de éxito del Congreso de Cuidados Paliativos de Lima
November 1, 2024
Introducción
Descubra cómo los organizadores del Congreso de Cuidados Paliativos coordinaron con éxito una experiencia de evento perfecta al abordar diversos desafíos, incluido el registro en línea, la participación de los asistentes y la logística.
I. Racionalización del proceso de registro en línea
Ozum, los organizadores del Congreso de Cuidados Paliativos sabían que coordinar el registro de mil 500 asistentes no era caminar en el parque. Para garantizar una experiencia sin complicaciones, implementaron una plataforma de registro en línea segura y fácil de usar. Al servicio de un público diverso, la plataforma brindó soporte multilingüe para acomodar a los asistentes de toda América Latina.
II. Mejora de la experiencia de los asistentes con una aplicación de eventos personalizada
Para mantener a todos al tanto de los horarios de los eventos, los perfiles de los oradores y la información del lugar, los organizadores desarrollaron una aplicación de eventos personalizada. Esta aplicación no solo proporcionó actualizaciones en tiempo real, sino que también ofreció oportunidades de networking para que los asistentes se conecten con profesionales de ideas afines, fomentando un sentido de comunidad y colaboración.
III. Ampliación del alcance con la transmisión nacional
Ozum reconoció que la presencia física no era necesaria para obtener conocimientos. Al ofrecer transmisión en vivo de las presentaciones, el evento llegó a un público más amplio en toda América Latina, difundiendo el valioso conocimiento compartido por los expertos.
IV. Coordinación de Transporte y Alojamiento
Coordinar vuelos para los asistentes de toda América Latina fue una tarea desafiante. Ozum coordinó todo para asegurar llegadas y salidas sin problemas. También compraron un hotel completo para brindar a los asistentes una estadía cómoda, mostrando su compromiso con la hospitalidad.
V. Creación de la atmósfera perfecta para eventos
Se empleó un equipo de técnicos de primera categoría y equipos audiovisuales de última generación para garantizar que cada presentación fuera nítida y visualmente impresionante. Los organizadores escogieron los lugares ideales para acomodar las diversas actividades del evento, asegurando que cada espacio satisfaga necesidades y requisitos específicos. Con ojo para el diseño, crearon una atmósfera estéticamente agradable e inspiradora que dejó a los asistentes asombrados.
VI. Catering para el Éxito: Alimentos y Bebidas
El Congreso brindó una variedad de deliciosas comidas, refrigerios y refrigerios para mantener altos los niveles de energía y los asistentes satisfechos. Ozum entendió que nadie puede pensar directamente con el estómago vacío, y se aseguraron de alimentar a los asistentes para el éxito.
VII. Medición del éxito: análisis posterior al evento
Para medir el impacto general del evento e identificar áreas de mejora, los organizadores llevaron a cabo un análisis exhaustivo posterior al evento.
A. Comentarios de los asistentes
Se recopilaron encuestas y formularios de retroalimentación de los asistentes, proporcionando información valiosa sobre su experiencia y niveles de satisfacción. Esta información ayudó a los organizadores a identificar áreas de éxito y oportunidades de crecimiento en eventos futuros.
B. Métricas de eventos
Ozum analizó los indicadores clave de desempeño (KPI) como las tasas de asistencia y los niveles de compromiso. Estas métricas les permitieron medir el éxito del evento objetivamente e informaron su toma de decisiones para futuras ediciones.
C. Lecciones aprendidas
Al reflexionar sobre el evento, los organizadores identificaron varias mejores prácticas y lecciones aprendidas. Estas ideas no solo guiaron la planificación de futuras ediciones, sino que también contribuyeron a la comunidad más amplia de planificación de eventos, estableciendo un nuevo estándar de excelencia.
FAQs
¿Cuál fue el propósito del Congreso Lima de Cuidados Paliativos?
El Congreso tuvo como objetivo unir a profesionales en el campo de los cuidados paliativos, fomentando la colaboración y el intercambio de conocimientos para mejorar la calidad de la atención a los pacientes y sus familias.
¿Cuántas personas asistieron al evento?
Al evento asistieron mil 500 profesionales locales y latinoamericanos.
¿Qué retos enfrentaron los organizadores?
El equipo de Ozum proporcionó una aplicación de eventos personalizada, transmisión en vivo, transporte, alojamiento, configuración de escenario, equipo audiovisual, comida, alquiler de lugares y decoración.
¿Cómo aseguraron los organizadores una experiencia de registro en línea sin problemas?
Ozum implementó una plataforma de registro en línea segura y fácil de usar con soporte multilingüe para acomodar a los asistentes de toda América Latina.
¿Cómo llegó el evento a un público más amplio en Perú?
Al ofrecer transmisión en vivo de las presentaciones, el evento pudo llegar a un público más amplio en todo el país.
¿Qué papel jugó la app de eventos personalizados en el éxito del Congreso?
La aplicación proporcionó actualizaciones en tiempo real, perfiles de oradores, información sobre el lugar y oportunidades de establecer contactos, mejorando la experiencia general para los asistentes.
Conclusión
El Congreso de Cuidados Paliativos de Lima fue un éxito rotundo, gracias al equipo de Ozum meticulosa atención al detalle, resolución creativa de problemas y compromiso de brindar una experiencia de primer nivel para todos los asistentes. Al superar los retos de coordinar diversos aspectos como el registro en línea, aplicación de eventos personalizada, transmisión en vivo, transporte, alojamiento, y más, el evento unió a 1,500 profesionales de toda América Latina. Este estudio de caso sirve como un ejemplo inspirador de lo que se puede lograr con trabajo duro, dedicación y un poco de ingenio.
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